省新闻出版（版权）局关于印发《江苏省新闻出版
（版权）行政许可案卷规范（试行）》的通知
苏新出政发〔2011〕16号 2011年4月11日
各市、县（市、区）文化广电新闻出版局，省局机关各处室：
为进一步规范行政许可行为，提高行政执法水平，推动全省新闻出版（版权）行政许可案卷规范化、制度化、法制化建设，根据《中华人民共和国行政许可法》和《江苏省行政许可监督暂行规定》，结合我省实际，特制定《江苏省新闻出版（版权）行政许可案卷规范》，现予以下发，希认真贯彻执行。
江苏省新闻出版（版权）行政许可案卷规范（试行）
第一章 总 则
第一条 为推动全省新闻出版（版权）行政许可案卷规范化、制度化、法制化建设，进一步规范行政许可行为，提高行政执法水平，根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》、《江苏省行政许可监督暂行规定》，制定本规范。
第二条 本规范适用本省新闻出版（版权）行政许可案卷立卷归档及评查检测。
第三条 本规范所称行政许可案卷，是指全省各级新闻出版（版权）行政机关，依法履行行政审批职能作出“准予”或“不予”行政许可决定，经过分类、整理，立卷、归档文书后所形成的全部档案材料的组合，涉及受理、审核、告知、补正、承办、勘验、检测、听证、决定、送达等行政许可实施程序。
第四条 本规范所称案卷评查检测，是指本省上级新闻出版（版权）行政机关对下级新闻出版（版权）行政机关、各级新闻出版（版权）行政机关对所属行政许可承办部门行政许可案卷的评查检测。行政许可案卷的立卷归档，由依据相关规定履行行政审批职能的业务处室（或部门）负责。
第五条 本省各级新闻出版（版权）行政机关，应当在作出“准予”或“不予”具体行政许可行为终结之日起30个工作日内，将实施该具体行政行为过程中形成的相关文书材料，按照一定的标准和顺序分类整理，立卷归档。
第六条 行政许可案卷的管理工作和评查结果，列入各级新闻出版（版权）行政机关年度依法行政考核指标体系，列为专项考核内容。
第二章 法制规范
第七条 本规范所称法制规范，是指案卷内容所体现和反映的各级新闻出版（版权）行政机关实施行政许可具体行政行为的合法性要求。立案归档的行政许可案卷，必须符合主体合法、许可事项合法、适用法律依据合法和许可程序合法等相关标准。
第八条 实施主体合法
（一）新闻出版（版权）行政许可依法由各级新闻出版（版权）行政机关依照法定权限组织实施；
（二）上级行政机关授权委托下级行政机关实施新闻出版（版权）行政许可的，必须具有法律、法规、规章依据，出具授权委托法律文书并予以公告；
（三）实施新闻出版（版权）行政许可的执法人员，须持有省政府或新闻出版总署颁发的行政执法证件。
第九条 许可事项合法
（一）受理的许可事项必须是依法设定的新闻出版（版权）行政许可事项。
（二）承办许可事项必须是经政府法制部门审核确认现行有效的事项。
第十条 适用法律依据合法
（一）所适用的法律依据必须为现行有效的法律、法规、规章，使用全称，并准确引用到条、款、项、目；
（二）依据技术规范、技术标准作出决定的，引用的技术规范、技术标准准确无误。
第十一条 程序合法
（一）实施行政许可应按照申请、受理、审查、（听证）、决定、送达的步骤进行；
（二）实施行政许可每一执法活动的内容、过程和结果都应当有相应的法律文书记载；
（三）实施行政许可的行为方式必须符合法定要求。
1. 申请阶段。须有申请人提交的行政许可申请书或有预定格式的行政许可申请表；对于申请材料不齐全或者不符合法定形式的，应当有行政机关的补正告知书。
2. 受理阶段。是否受理的决定应当在法定期限内作出；行政机关应当制作受理或不受理的书面通知；凡不予受理的，要书面告知不予受理的理由。
3. 审查阶段。申请人提交的申请材料齐全，符合法定形式的，行政机关能够当场作出决定的，应当当场作出书面的行政许可决定；根据法定条件和程序，需要对申请材料的实质内容进行核实的，行政机关应当指派两名以上工作人员进行核查并制作书面核查意见书；依法应当先经下级行政机关审查后报上级行政机关决定的行政许可，下级行政机关应当在法定期限内将初步审查意见和全部申请材料直接报送上级行政机关；依法应当告之陈述、申辩权的，行政机关应制作陈述、申辩权利告知书；依法采取招标方式决定行政许可的，应当有涉及招标的相关材料；有数量限制的行政许可，两个或者两个以上申请人均符合法定条件、标准的，应当根据受理行政许可申请的先后顺序作出准予行政许可的决定，法律、行政法规另有规定的，依照其规定；赋予公民特定资格的，应当有行政机关或者行业组织实施考试的相关文书或有关材料；赋予法人或者其他组织特定资格、资质的，应当有对申请人专业人员构成、技术条件、经营业绩和管理水平等进行综合评定的书面材料；依法需要检验、检测、检疫的，应当由负责实施检验、检测、检疫的机构根据法定条件或者相关技术标准、规范的要求，出具结论性意见；依法应进行鉴定或专家评审的，应当有鉴定结论或专家评审意见书；依法应按照其他特别程序进行审查及审核的，应有相关的书面材料。
4. 听证阶段。按照《江苏省行政许可听证程序暂行规定》（苏政办发〔2004〕74号）组织实施听证，并制作相应的文书。
5. 决定阶段。是否准予行政许可的决定，行政机关应当在法定期限内依法作出；不予行政许可的决定，行政机关应书面说明理由，并告知申请人依法享有申请行政复议或提起行政诉讼的权利；延期作出行政许可决定的，应当有延期的批准文书和告知申请人延期理由的书面通知。
6. 送达阶段。法律文书的送达要符合法定时限和方式。以下法律文书应当送达，且案卷中应有相应的送达回证：受理或不予受理行政许可申请通知书；陈述、申辩权利告知书；行政许可听证权利告知书；举行行政许可听证通知书；准予行政许可或不予行政许可决定书；行政许可证件及其他重要法律文书等。
7. 依法进行变更或者延续的，应有相关文书。
第三章 文书规范
第十二条 本规范所称文书规范，是指对新闻出版（版权）行政许可案卷所列各项文书资料的规范性要求，涉及实施行政许可每个阶段应具备的各种法律文书及其内容要素的要求。
第十三条 行政许可的实施过程应当形成文书材料；文书制作应当格式统一、内容完整、表述清楚、用语规范。
第十四条 申请阶段。案卷中除申请人提交的行政许可申请书或者预定格式的行政许可申请表及相关材料外，还应当包括行政机关制作的具有法律文书效力的申请材料补正告知书。
（一）行政许可申请书（表）。应当包含的内容：
1. 申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、地址等）；
2. 申请的许可事项加申请人签名或盖章；
（二）申请材料补正告知书。应当包含的内容：
1. 申请人名称（姓名）；
2. 申请的事项；
3. 补正的理由、内容；
4. 行政机关专用印章及日期（年、月、日）。
第十五条 受理阶段。应制作以下文书：
（一）行政许可申请受理通知书。应当包含的内容：
1. 申请人名称（姓名）；
2. 申请的时间、事项；
3. 申请提交的材料；
4. 受理决定意见；
5. 行政机关专用印章及日期（年、月、日）。
（二）行政许可申请不予受理决定书。应当包含的内容：
1. 申请人名称（姓名）；
2. 申请的时间、事项；
3. 申请许可的途径；
4. 不予受理的理由及法律依据；
5. 受理决定意见；
6. 申请人依法享有的权利；
7. 行政机关专用印章及日期（年、月、日）。
第十六条 审查阶段。主要的法律文书有：
（一）核查笔录。应当包含的内容：
1. 核查的起止时间、地点；
2. 核查人和记录人的姓名；
3. 核查对象；
4. 核查的情况和内容；
5. 核查对象对笔录的意见（应注明“情况属实”的字样并签名或盖章）。被核查对象拒绝签字的，应在笔录中注明，由见证人或两名以上承办人员签名或盖章并说明原因；
6. 笔录中有涂改之处时，应有核查对象捺手印、盖章或签名；
7. 核查的意见。
（二）行政许可利害关系人告知书。应当包含的内容：
1. 被告知人的名称；
2. 告知的事项及内容；
3. 依法享有的权利及相关法律依据；
4. 行政机关印章及日期（年、月、日）等。
（三）陈述、申辩笔录。应当包含的内容：
1. 起止时间、地点；
2. 承办人和记录人的姓名；
3. 陈述、申辩人的基本情况（应记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职务等）；
4. 陈述、申辩的内容；
5. 陈述、申辩人对笔录的意见（应有“记录属实”的字样并由陈述、申辩人逐页签名或盖章）；
6. 所记录内容有更改的，应由陈述、申辩人在更改处捺手印。
第十七条 听证阶段，应制作以下文书：
（一）行政许可听证权利告知书。应当包含的内容：
1. 被告知人名称（姓名）；
2. 告知的事项及内容；
3. 依法享有的权利及相关法律依据；
4. 提出听证申请的法定期限；
5. 行政机关印章及日期（年、月、日）。
（二）因申请人放弃听证权利而未举行听证的，应有书面记载，并注明日期（年、月、日）。
（三）举行许可听证通知书。应当包含的内容：
1. 申请人姓名（名称）；
2. 举行听证的具体时间、地点和方式；
3. 听证事项；
4. 听证主持人、听证员、记录人的姓名；
5. 告知申请人参加听证应注意事项以及可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利；
6. 行政机关印章及日期（年、月、日）。
（四）行政许可听证公告。应当包含的内容：
1. 听证的事项名称；
2. 听证的依据；
3. 举行听证的行政机关；
4. 听证的具体时间、地点、方式；
5. 行政机关印章及日期（年、月、日）。
（五）行政许可听证笔录。应当包含的内容：
1. 行政许可事项名称；
2. 举行听证的起止时间、地点、方式；
3. 听证主持人、听证员、记录人、参加人的基本情况（姓名、性别、工作单位、职务、电话、住址等）；
4. 审查人员提出审查意见的证据、理由、依据；
5. 申请人陈述、申辩的内容；
6. 利害关系人质证的内容；
7. 听证主持人、听证员、记录人、当事人、代理人、有关证人等确认无误后签字或者盖章。
第十八条 决定阶段。应制作以下文书：
（一）行政许可决定审批表。应当包含的内容：
1. 申请人基本情况（公民的姓名、性别、年龄、住址等；单位的名称、法定代表人或负责人姓名、职务、地址等）；
2. 申请许可的事项名称；
3. 申请许可的事项；
4. 申请时间及受理时间；
5. 审查情况及适用的法律依据（法律、法规、规章及条款）；
6. 承办人、审核人、审批人意见、签名及日期（年、月、日）。
（二）准予行政许可书面决定。行政机关依法作出准予行政许可书面决定，应当包含下列内容：
1. 申请人名称（姓名）；
2. 申请的许可事项；
3. 审查情况；
4. 许可决定的依据；
5. 决定内容；
6. 行政机关名称、印章；
7. 作出决定的日期（年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准）。
（三）不予行政许可书面决定。行政机关依法作出不予行政许可书面决定，应当包含下列内容：
1. 申请人名称（姓名）；
2. 申请的许可事项；
3. 审查情况；
4. 不予许可的理由、法律依据；
5. 决定内容；
6. 申请人依法享有的权利；
7. 行政机关名称、印章；
8. 作出决定的日期（年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准）。
（四）准予变更行政许可书面决定。行政机关依法作出准予变更行政许可书面决定，应当包含以下内容：
1. 申请人名称（姓名）；
2. 申请变更许可的时间、具体事项；
3. 审查情况；
4. 准予变更许可的依据；
5. 准予变更许可的决定内容；
6. 办理变更手续的时限；
7. 行政机关名称、印章；
8. 作出决定的日期（年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准）。
（五）不予变更行政许可书面决定。行政机关依法作出不予变更行政许可书面决定，应当包含以下内容：
1. 申请人名称（姓名）；
2. 申请变更许可的时间、具体事项；
3. 审查情况；
4. 不予变更许可的理由、法律依据；
5. 不予变更许可的决定内容；
6. 申请人依法享有的权利；
7. 行政机关名称、印章；
8. 作出决定的日期（年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准）。
（六）准予延续行政许可书面决定。行政机关依法作出准予延续行政许可书面决定，应当包含以下内容：
1. 申请人名称（姓名）；
2. 申请延续许可的时间、具体事项；
3. 审查情况；
4. 准予延续许可的依据；
5. 准予延续许可的决定内容；
6. 行政机关名称、印章；
7. 作出决定的日期（年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准）。
（七）不予延续行政许可书面决定。行政机关依法作出不予延续行政许可书面决定，应当包含以下内容：
1. 申请人名称（姓名）；
2. 申请延续许可的时间、具体事项；
3. 审查情况；
4. 不予延续许可的理由、法律依据；
5. 不予延续许可的决定内容；
6. 申请人依法享有的权利；
7. 行政机关名称、印章；
8. 作出决定的日期（年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准）。
第十九条 送达阶段。送达法律文书应当制作、使用送达回证。应包含的内容：
1. 送达文书（行政许可证件）的名称及文号（证号）；
2. 受送达人姓名（名称）；
3. 送达人姓名；
4. 送达的时间、地点；
5. 送达方式（代收送达、留置送达的应在备注中注明；公告送达应将公告文书归档入卷；邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中）；
6. 收件人（受送达人）或见证人签名并注明日期（年、月、日）。
第四章 立卷规范
第二十条 本规范所称立卷规范，是指对新闻出版（版权）行政许可案卷的技术性要求，涉及书写、打印、排序、编目、页码、装订、封面、卷名、卷号等不同要素的技术要求和操作规范。
第二十一条 行政许可案卷可分类归档，重大行政许可事项或依法履行论证、听证、勘验、检测、鉴定的行政许可事项，实行一案一卷、一卷一号制度。涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的案卷，可以实行一案二卷，即正卷和副卷。
第二十二条 卷内文书应当使用正式打印文本或以钢笔、签字笔或毛笔书写。当事人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，入卷前应予复印。
第二十三条 行政许可案卷使用统一制式的卷皮。
第二十四条 卷内目录和备考表填写规范，案卷装订无金属物，并符合档案法的其他要求。
第二十五条 卷内文书材料排列顺序，为准予行政许可或不予行政许可决定和送达回证在前，其余按申请、受理、审查、（听证）、决定、送达顺序排列。
第二十六条 卷内文书采用阿拉伯数字逐页编码，正页在右上角、反页在左上角编写。
第二十七条 不能随文书装订立卷的材料，应放入材料袋中，随卷归档，并在备考表中注明。材料袋上应注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。
第二十八条 纸张无破损，破损文书应修补或复制。卷内文书材料应统一使用A4型纸，文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐。
第二十九条 案卷中不得涂改，如确需涂改，必须在涂改处捺手印，并注明涂改的原因及理由。
第三十条 案卷保存期限，由立卷机关依照档案法有关规定执行。
第五章 评查规范
第三十一条 本规范所称评查规范，是指对新闻出版（版权）行政许可案卷评查或抽样检测工作的制度性要求，涉及职责分工、组织实施、送评卷宗期限、评查结果通报、优秀案卷表彰等。
第三十二条 本省各级新闻出版（版权）行政机关应当建立案卷评查制度，所属法制机构或相关部门具体承担案卷评查组织工作，并加强对本行政机关及下级行政机关案卷管理和评查工作的指导、监督。
第三十三条 案卷评查采取定期评查与抽样检测相结合方式进行。评查或检测对象可以是本省各级新闻出版（版权）行政机关，也可以是部分市、县新闻出版（版权）行政机关。省新闻出版（版权）局每两年组织一次行政许可案卷评查，适时组织行政许可案卷抽样检测。
第三十四条 组织新闻出版（版权）行政许可案卷评查或抽样检测，应制定实施方案，明确实施步骤，接受评查或检测的行政机关，逾期未按规定报送参评案卷的，视作自动放弃，年度依法行政考核此项计零分。
组织新闻出版（版权）行政许可案卷评查或抽样检测，要完善案卷交接手续，评查机关和送评机关工作人员要分别在案卷移送交接单上签字，评查或检测结果公布后30日内，评查机关应将送评案卷退送参评机关。
第三十五条 案卷评查结果分为优秀、合格、不合格三个等次，可以适当形式予以通报或者公布。对优秀案卷应予表彰，并可组织展览、观摩等交流活动。对经评查组织机构认定不符合有关形式规范要求的案卷，应按本规范及时进行整改。
第六章 附 则
第三十六条 本规范中所称行政机关负责人，是指该行政机关的法定代表人或主管负责人。
第三十七条 本规范所称的时间要具体到年、月、日。
第三十八条 本规范所称的地址要具体到市、县（市、区）、路、门牌号、楼层、房间号或乡、村、组。
第三十九条 本规范由江苏省新闻出版（版权）局负责解释。自2011年5月11日起施行。
附：行政许可案卷主要文书格式（略）